5S là gì? 5s trong sản xuất là gì? 5S Business methodology

5s trong sản xuất là gì, 5s là gì tiếng Anh, Mục tiêu 5S là gì, Ý nghĩa của 5S, 5S nghĩa là gì Bussiness mà cải thiện chức năng của doanh nghiệp...
5s trong sản xuất là gì, 5s là gì tiếng Anh, Mục tiêu 5S là gì, Ý nghĩa của 5S, 5S nghĩa là gì Bussiness, cùng thanhcadu.com tìm hiểu về quy trình 5s qua bài viết này nhé!

5s-trong-san-xuat-la-gi


5S là gì? 5s trong sản xuất là gì?

5S là một hệ thống tổ chức không gian giúp công việc được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn. Hệ thống 5S tập trung vào việc xếp đặt mọi thứ thuộc về nơi nó thuộc về và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, giúp mọi người thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn mà không mất thời gian hoặc có nguy cơ bị thương.

Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật là Seiri (整理 Sàng lọc), Seiton (整頓 Sắp xếp), Seiso (清掃 Sạch sẽ), Seiketsu (清潔 Săn sóc) và Shitsuke (躾 Sẵn sàng).

Trong tiếng Anh, 5S có nghĩa là:
  • Sort (Sàng lọc): là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S.
  • Set in order (Sắp xếp): tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.
  • Shine (Sạch sẽ): thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.
  • Standardize (Săn sóc): là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
  • Sustain (Sẵn sàng): rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.

Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước có thể cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp.

Nguồn gốc của 5S

5S banđầu như một phần của Hệ thống Sản xuất Toyota (Toyota Production system-TPS), phương pháp sản xuất được các nhà lãnh đạo tại Công ty ô tô Toyota áp dụng vào đầu và giữa thế kỷ 20.

Hệ thống này, thường được gọi là Sản xuất tinh gọn ở phương Tây, nhằm mục đích tăng giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng. Điều này thường được thực hiện bằng cách tìm và loại bỏ phần thừa từ các quá trình sản xuất.

Sản xuất tinh gọn là gì? Sản xuất tinh gọn liên quan đến việc sử dụng nhiều công cụ như 5S, kaizen, kanban, jidoka, heijunka và poka-yoke. 5S được coi là một phần nền tảng của Hệ thống Sản xuất Toyota bởi vì cho đến khi nơi làm việc ở trạng thái sạch sẽ, có tổ chức thì việc đạt được kết quả tốt nhất là rất khó. Một không gian bừa bộn, lộn xộn có thể dẫn đến sai lầm, sản xuất chậm lại và thậm chí là tai nạn, tất cả đều làm gián đoạn hoạt động và tác động tiêu cực đến công ty.

Bằng cách có một cơ sở được tổ chức có hệ thống, một công ty tăng khả năng sản xuất sẽ diễn ra đúng như mong muốn.

Lợi ích của 5S

Theo thời gian, phương pháp 5S mang lại nhiều lợi ích, có thể kể đến như:
  • Giảm giá thành
  • Chất lượng cao
  • Tăng năng suất
  • Sự hài lòng của nhân viên cao hơn
  • Môi trường làm việc an toàn hơn
Khái niệm 5S nghe có vẻ hơi trừu tượng vào thời điểm này, nhưng trên thực tế, nó là một công cụ thực hành rất thiết thực mà mọi người ở nơi làm việc đều có thể tham gia.

5S liên quan đến việc đánh giá mọi thứ hiện diện trong một không gian, loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp mọi thứ một cách hợp lý, thực hiện các nhiệm vụ vệ sinh và duy trì chu trình này. Sắp xếp, làm sạch và lặp lại.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn từng phần của 5S.

Sort - Sàng lọc

Bước đầu tiên của 5S, Sort - Sàng lọc bao gồm việc xem qua tất cả các công cụ, đồ đạc, vật liệu, thiết bị, v.v.. trong một khu vực làm việc để xác định những gì cần phải có và những gì có thể loại bỏ. Một số câu hỏi cần hỏi trong giai đoạn này bao gồm:
  • Mục đích của cái này là gì?
  • Cái này được sử dụng lần cuối khi nào?
  • Nó được sử dụng thường xuyên như thế nào?
  • Ai sử dụng nó?
  • Nó có thực sự cần phải ở đây không?
Những câu hỏi này giúp xác định giá trị của từng mặt hàng. Không gian làm việc có thể tốt hơn nếu không có các vật dụng không cần thiết hoặc các vật dụng không được sử dụng thường xuyên. Những thứ này có thể cản trở hoặc chiếm không gian.

Set in order - Sắp xếp

Khi sự lộn xộn thừa không còn nữa, sẽ dễ dàng hơn để xem xét những gì còn lại. Giờ đây, các nhóm làm việc có thể đưa ra các chiến lược riêng để phân loại các mục còn lại. Những điều cần cân nhắc là:
  • Những người (hoặc máy) sử dụng những mục nào?
  • Các mặt hàng được sử dụng khi nào?
  • Những mục nào được sử dụng thường xuyên nhất?
  • Các mục có nên được nhóm theo loại không?
  • Nơi nào sẽ là hợp lý nhất để đặt các vật phẩm?
  • Vị trí này có phù hợp với người lao động hơn những vị trí khác không?
  • Vị trí này có làm giảm chuyển động không cần thiết không?
  • Có cần nhiều thùng chứa hơn để giữ mọi thứ ngăn nắp không?
Trong giai đoạn này, bạn nên xác định cách sắp xếp nào là hợp lý nhất. Điều đó sẽ đòi hỏi tư duy thông qua các nhiệm vụ, tần suất của các nhiệm vụ đó, con đường mà mọi người đi qua không gian v.v..

Các doanh nghiệp có thể muốn dừng lại và suy nghĩ về mối quan hệ giữa tổ chức và các nỗ lực lớn hơn. Cách sắp xếp nào sẽ ít gây lãng phí nhất?

Shine - Sạch sẽ

Mọi người đều nghĩ rằng họ biết dọn phòng là gì, nhưng đó là một trong những việc dễ dàng bị bỏ qua, đặc biệt là khi công việc bận rộn. Giai đoạn Shine của 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc, nghĩa là quét, lau, quét bụi, lau bề mặt, cất dụng cụ và vật liệu đi v.v..

Ngoài việc vệ sinh cơ bản, Shine còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn có nghĩa là doanh nghiệp có thể nắm bắt được các vấn đề và ngăn ngừa sự cố. Điều đó có nghĩa là ít lãng phí thời gian hơn và không bị mất lợi nhuận liên quan đến việc ngừng việc.

Shine nơi làm việc nghe có vẻ không thú vị nhưng điều đó rất quan trọng. Và nó không nên chỉ dành cho các nhân viên vệ sinh. Trong 5S, mọi người đều có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình, lý tưởng nhất là hàng ngày. Làm như vậy khiến mọi người nắm quyền sở hữu không gian, về lâu dài có nghĩa là mọi người sẽ đầu tư nhiều hơn vào công việc và công ty.

Standardize - Săn sóc

Khi ba bước đầu tiên của 5S được hoàn thành, mọi thứ sẽ khá ổn. Tất cả những thứ thừa đã biến mất, mọi thứ được sắp xếp gọn gàng, không gian được dọn dẹp và thiết bị đang hoạt động tốt.

Vấn đề là, khi 5S mới ở một công ty, thật dễ dàng để dọn dẹp và tổ chức... và sau đó từ từ để mọi thứ trở lại như cũ. Tiêu chuẩn hóa (Standardize) làm cho 5S khác với các dự án dọn dẹp điển hình khác. Chuẩn hóa hệ thống mọi thứ vừa xảy ra và biến những nỗ lực một lần thành thói quen. Chuẩn hóa giao nhiệm vụ thường xuyên, tạo lịch biểu và đăng hướng dẫn để các hoạt động này trở thành thói quen. Nó đưa ra các quy trình hoạt động tiêu chuẩn cho 5S để tính trật tự không bị ảnh hưởng.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, danh sách kiểm tra 5S hàng ngày hoặc dùng biểu đồ có thể có ích. Một lịch trình cho biết tần suất phải thực hiện các nhiệm vụ dọn dẹp nhất định và ai chịu trách nhiệm về chúng là một công cụ hữu ích khác.

Ban đầu, mọi người có thể sẽ cần nhắc về 5S. Có thể cần phải dành một lượng thời gian nhỏ hàng ngày cho các nhiệm vụ 5S. Nhưng theo thời gian, các công việc sẽ trở thành thông lệ và việc tổ chức và làm sạch 5S sẽ trở thành một phần của công việc thường xuyên.

Sustain - Sẵn sàng

Khi các quy trình tiêu chuẩn về 5S đã được áp dụng, các doanh nghiệp phải thực hiện công việc liên tục là duy trì các quy trình đó và cập nhật chúng khi cần thiết. Duy trì đề cập đến quá trình duy trì 5S hoạt động trơn tru, nhưng cũng là để giữ mọi người trong tổ chức tham gia. Các nhà quản lý cũng cần tham gia, nhân viên làm việc trên sàn sản xuất, trong nhà kho hoặc trong văn phòng.

Sustain là làm cho 5S trở thành một chương trình dài hạn, không chỉ là một sự kiện hay dự án ngắn hạn. Về mặt lý tưởng, 5S trở thành một phần của văn hóa tổ chức. Và khi 5S được duy trì theo thời gian, đó là lúc các doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực liên tục.

Safety - Chữ S thứ 6

Một số công ty muốn đưa chữ S thứ sáu vào chương trình 5S của họ: Safety (An toàn). Khi tính an toàn được thực hiện, hệ thống thường được gọi là 6S. Bước "An toàn"     liên quan đến việc tập trung vào những gì có thể được thực hiện để loại bỏ rủi ro trong quy trình làm việc bằng cách sắp xếp mọi thứ theo những cách nhất định.

Điều này có thể liên quan đến việc thiết lập các máy trạm để chúng tiện lợi hơn, đánh dấu các giao lộ - chẳng hạn như nơi xe nâng và người đi bộ băng qua đường - bằng các biển báo và dán nhãn cho tủ chứa hóa chất tẩy rửa để mọi người nhận thức được các mối nguy hiểm tiềm ẩn. 

Nếu cách bố trí nơi làm việc hoặc những công việc mà mọi người thực hiện là nguy hiểm, thì những nguy hiểm đó cần được giảm thiểu càng nhiều càng tốt. Đó là điều mà chữ S thứ sáu tập trung vào.

Một số người coi sự an toàn là kết quả của việc thực hiện năm chữ S khác một cách thích hợp, và kết quả là nói rằng chữ S thứ sáu là không cần thiết. Họ cho rằng nếu không gian làm việc được sắp xếp và làm sạch hợp lý và sử dụng các dấu hiệu an toàn trực quan hữu ích, thì một bước an toàn riêng biệt là không cần thiết.

Không có phương pháp tiếp cận an toàn nào là đúng hay sai. Nhưng tuy nhiên một doanh nghiệp muốn tiếp cận với sự an toàn thì cần lưu ý rằng việc chú ý đến sự an toàn là rất quan trọng.

Ai nên tổ chức 5S?

Đây là câu trả lời ngắn gọn cho câu hỏi này: tất cả mọi người. Nếu một bộ phận đang bắt đầu thực hiện 5S, các nhà quản lý và tất cả các nhân viên khác nên làm theo.

Có thể một số người sẽ đóng vai trò lớn hơn trong 5S so với những người khác, điều này không sao cả. Có thể có các điều phối viên 5S phụ trách việc tổ chức và duy trì dán nhãn 5S, theo dõi các nhiệm vụ được giao hoặc giới thiệu các thành viên mới của bộ phận vào hệ thống 5S. Những người này rõ ràng sẽ dành nhiều thời gian để suy nghĩ về 5S so với những người khác.

Tuy nhiên, mọi người nên nghĩ về 5S thường xuyên. 5S ban đầu có thể diễn ra như một sự kiện, nhưng lý tưởng nhất là nó trở thành một phần công việc hàng ngày của mọi người.

Điều quan trọng cần nhớ là các nhà lãnh đạo công ty nên tham gia vào 5S, đặc biệt nếu 5S là một nỗ lực toàn công ty. Khi mọi người thấy cấp trên của họ thực hiện nghiêm túc 5S bằng cách tham gia vào nó, họ cũng sẽ có nhiều khả năng thực hiện nó một cách nghiêm túc hơn.

Doanh nghiệp có thể chọn sử dụng một số hoặc tất cả các công cụ trực quan này. Tất cả đều giúp đạt được câu nói thường được trích dẫn của 5S: “Mọi thứ ở đúng vị trí của nó”. Những công cụ này giúp bạn xác định rõ ràng mọi thứ thuộc về đâu, vì vậy sự lộn xộn không là vấn đề.

Kết luận, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp đang cân nhắc sử dụng 5S có thể băn khoăn liệu 5S có tốn kém để thực hiện không. Nói chung, là không. Có thể phải đầu tư trước vào các công cụ như băng đánh dấu sàn và nhãn, đồng thời cần dành một số thời gian cho việc đào tạo và thực hiện các hoạt động 5S, điều này chiếm nhiều thời gian của nhân viên. Tuy nhiên, về lâu dài, 5S làm cho các quy trình vận hành trơn tru hơn và ngăn ngừa rủi ro, và những điều đó thường giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền, thanhcadu.com chia sẻ.