Bút toán kép (Double Entry Bookkeeping) là nguyên tắc ghi sổ kép trên cơ sở ý
tưởng rằng mỗi giao dịch đều có ảnh hưởng cân bằng nhưng theo hai chiều đối
lập nhau. Mỗi nghiệp vụ kế toán phải được ghi nhận trong các tài khoản ở cả
bên Nợ và bên Có đối ứng. Double Entry Bookkeeping là nguyên lí căn bản của kế
toán.
- Debit: Bên nợ trong tài khoản chữ T
- Credit: Bên có trong tài khoản chữ T
Theo SAPP cách hạch toán các nghiệp vụ trong ACCA sử dụng nguyên tắc bút toán
kép Double Entry Bookkeeping.
Hệ thống bút toán kép hoạt động như thế nào?
Tính năng chính của hệ thống này là các khoản ghi nợ và ghi có phải luôn
khớp để các giao dịch không có lỗi.
Hệ thống sổ sách kế toán kép hoạt động dựa trên phương trình kế toán cơ bản
như sau:
Phương trình kế toán cơ bản để ghi sổ kế toán kép
- Tài sản: Số tiền mà công ty sở hữu
- Nợ phải trả: Bất kỳ khoản nào mà doanh nghiệp nợ
- Vốn chủ sở hữu: Khoản đầu tư của chủ sở hữu vào công ty
- Thu nhập: Tiền doanh nghiệp kiếm được bằng cách bán sản phẩm của mình
- Chi phí: Tiền công ty chi ra để điều hành hoạt động kinh doanh
Bạn nên luôn nhớ rằng mỗi vế của phương trình phải cân bằng. Đây là cách
chúng ta đi đến thuật ngữ “cân bằng các cuốn sách”. Một ví dụ nhỏ sẽ giúp
bạn hiểu phương trình này.
Chúng ta hãy lấy cùng một ví dụ mà chúng ta đã sử dụng ở trên, nhưng lần này
sử dụng phương pháp ghi sổ kế toán kép. Giả sử bạn đang ghi các bút toán ghi
nợ và ghi có cho các giao dịch diễn ra trong một tuần, sử dụng phương pháp
ghi sổ kế toán kép.
Số dư bắt đầu trong tuần là $ 5000. Trong một tuần, bạn phải trả tiền thuê
nhà của mình ($ 1000).
Những tài liệu nào dùng để ghi các bút toán?
Trong phương pháp ghi sổ kế toán theo phương thức ghi đơn, thu nhập và chi
phí của các giao dịch được ghi trên sổ tính tiền, trong khi hệ thống ghi sổ
kép bắt đầu bằng sổ nhật ký, sau đó là sổ cái , số dư thử nghiệm và cuối
cùng là báo cáo tài chính.
- Nhật ký: Là sổ kế toán ghi các nghiệp vụ được ghi tuần tự, theo trình tự thời gian. Nó không cần phải được cân bằng.
- Sổ cái: Là sổ ghi sổ kế toán các nghiệp vụ được phân chia và ghi vào các tài khoản riêng biệt. Nó phải được cân bằng.
- Số dư thử nghiệm: Đây là một bảng tính kế toán phản ánh số dư bên có và bên nợ của tất cả các tài khoản sổ cái. Một trong những tính năng quan trọng của số dư dùng thử là nó duy trì tính chính xác về mặt số học của các giao dịch.
- Báo cáo tài chính: Đây là một tập hợp các báo cáo cấp tóm tắt phản ánh kết quả tài chính, vị trí và dòng tiền của tổ chức.
Kế toán ghi sổ kép tốt hơn ghi sổ kế toán một lần như thế nào?
Hệ thống bút toán kép có một số ưu điểm so với hệ thống nhập một lần:
- Phương pháp ghi sổ: Phương pháp ghi sổ kế toán theo phương thức ghi đơn cho thấy bức tranh một mặt về các giao dịch được ghi trên sổ tính tiền. Trong mục bút toán kép, các thay đổi do một giao dịch được phản ánh trong ít nhất hai tài khoản. Hệ thống bút toán kép được các nhà đầu tư, ngân hàng và người mua ưa thích vì nó mang lại cho họ một bức tranh tài chính đầy đủ hơn về một tổ chức.
- Phát hiện lỗi: Trong mục bút toán kép, ghi nợ và ghi có phải luôn giống nhau. Nếu không phải như vậy thì có lỗi. Điều này giúp bạn dễ dàng phát hiện ra các sai sót và đảm bảo rằng chúng không được chuyển sang các tạp chí và báo cáo tài chính khác. Trong một mục nhập duy nhất, không có phương pháp nào để sửa hoặc phát hiện lỗi.
- Quy mô công ty: Hệ thống nhập một lần chỉ phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, trong khi hệ thống bút toán kép có thể được sử dụng cho mọi quy mô doanh nghiệp, kể cả những doanh nghiệp lớn.
- Lập báo cáo tài chính: Thông tin được ghi chép trong một hệ thống bút toán duy nhất không đủ để lập báo cáo tài chính hoặc lập báo cáo lãi và lỗ. Các tổ chức lớn hơn dựa vào các báo cáo này để theo dõi hiệu suất của họ, vì vậy họ cần thêm thông tin được ghi lại bằng kế toán bút toán kép.
Ghi sổ kế toán là một hoạt động quan trọng để duy trì hồ sơ tài chính chính
xác. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp nhỏ không thực hiện nó một cách hiệu quả.
Kế toán có thể giúp bạn chuẩn bị ngân sách, kiểm tra việc tuân thủ thuế,
đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh của bạn và giúp bạn ra quyết định, thanhcadu.com chia sẻ.